My LifeHacks

GW中にやりたかったことがもう一つあった。

それは、自分のワークスタイルの改善（仕事の効率化）。
実は、これは今年に入ってから、自分の中では大きなテーマの一つで、これまでも、いろいろ勉強したり試行錯誤を繰り返してきました。
ただ、日々仕事に追われている状況で仕事のやり方を変えるはなかなか難しく、大型連休などを利用して根本的に見直しをしようと考えていました。

最近、アメリカのIT業界でビジネスパーソンを中心に「ライフハック」という言葉が注目を集めているようで、去年くらいから、日本でも書店で関連本を目にするようになりましたね。僕はまだ読んでませんが。。。
ライフハック自体は、「効率化よく仕事をして生産性を高めるための仕事のテクニック」のことのようですが、その根底には、「もっと、充実した人生を送ろう！」という人間らしい欲求があるのだと思う。

僕もこれから、自分なりの「ライフハック」を実践して試していこうと考えています。
その結果として今よりも充実した人生になればうれしいかなと。。。

ちなみに、GW中に近所の紀伊国屋で以下の本を購入し、今回のワークスタイルの改善の参考にしています。

デジタル・ワークスタイル―小さなことから革命を起こす仕事術

メール処理の効率化

仕事の中でメールの重要性や依存度が高まっている中で、日々大量に届くメールを効率的に処理するための改善が自分の中では最優先でした。
以下、今後実践しようと考えているメール処理の方法。
ちなみにメーラーは「Outlook2003」。

メールの分類

米Lifehacker編集者の一人「ジーナ・トラパーニ」という人が、「信頼のトリオ」というメールの分類方法を紹介しています。

Inboxに入ったメールは、不要なものを削除後、以下の3つのホルダーに分類され、Inboxの中は常に空に保つようにする。

Actionフォルダ
自分が何らかの行動を取る必要のあるメッセージを入れる。
ここに入ったものは、ToDoリストの意味合いをもち、対応が完了後は削除もしくはArchiveフォルダへ移動する。

Archiveフォルダ
ここは、長期的にメッセージを保存するためのフォルダ。
将来、参照したくなるだろうと思われる情報を含んだメッセージや、いずれどこかで利用する可能性があるメッセージはすべてここに入れる。
メッセージはメーラの検索機能を利用し、必要なメッセージを効率良く参照することが可能。

Holdフォルダ
数日以内に利用する必要のある重要なメッセージの一時待避所。
備忘録的な意味合いももつ。
このフォルダも定期的にチェックし、必要なくなったら中のメッセージを除外する。

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【参考】メール受信箱を空にする方法 - ITmedia エンタープライズ

これまで、僕は後の検索のし易さを重要視し、届いたメールをプロジェクト毎、さらにはチーム毎やプロジェクトの工程毎に分類していました。このやり方もプロジェクトが一つであればよかったのですが、複数のプロジェクトを担当し始めたとたんに、「あれ！？このメールはどのプロジェクトのどの工程だっけ？」と迷ったり、分類間違えで、メールを見失い、かえって検索の効率が悪かったり．．．あっけなく、破綻したのでした。。。

で、「信頼のトリオ」を実践した結果、Outlookのフォルダは以下の通り、非常にシンプルになりました！

Inboxのサブフォルダとして、「Action」、「Archive」、「Hold」の3つを配置しました。
工夫として「Action」と「Hold」は未読件数ではなく、アイテム数を表示しています。
あと、MLのサブフォルダの下の「ITPro」には、仕分け機能で自動的に移動されたメッセージが格納されています。

その他のTips

• 直ぐに返事ができるものは、その場で返事をする。
• メール処理は、届く度毎ではなく、決めた時間（朝／昼／夕方／帰社前、程度？）でまとめて実施し、それ以外の時間は別の仕事に集中する。このためOutlookの通知機能は停止。
• 重要ではないメール（ML、News関連。最悪読まなくてもよいもの）は、仕分け機能を設定し、自動的にフォルダ移動。
• よく使う定型メールは「Drafts」に準備しておく。
• 将来、参照する可能性のあるフォルダは「Archive」と「Sent Items」。これらに「古いアイテムの保存」設定をする。